Duitse Supply Chain Act
Introductie
Op 1 januari 2023 trad de wet inzake due diligence verplichtingen in toeleveringsketens (de “Supply Chain Act”) in werking in Duitsland. Veel Duitse bedrijven zullen verplicht zijn om de verplichtingen met betrekking tot human rights en milieu gerelateerde zaken in hun supply chain aan te pakken, conform de BAFTA vereisten. Dit zal ook gelden voor buitenlandse bedrijven met Duitse dochter. En ook voor Nederlandse bedrijven interessant in licht van de toekomstige EU CS3D en is een belangrijk onderwerp voor de Human Rights Officer.
Toepasbaarheid
Bedrijven die hun hoofdkantoor of statutaire zetel in Duitsland hebben, moeten voldoen. Hiervoor gelden de due diligence verplichtingen die zijn uiteengezet in de Supply Chain Act. Voorwaarde is dat ze ten minste 3.000 werknemers in Duitsland hebben.
Voor Niet Duitse bedrijven geldt dit ook wanneer men over Duitse dochter beschikt. Vanaf 1 januari 2024 gelden de eisen al vanaf 1.000 werknemers in Duitsland.
Verplichtingen
Met de Supply Chain Act legt men due-diligence vereisten op om mensenrechten of milieuschendingen te voorkomen. Of bij overtreding om te beëindigen. Dit omvat alle stappen, zowel in Duitsland als elders, die nodig zijn om de producten en diensten van een bedrijf te produceren en te leveren. Hierbij geldt al vanaf grondstoffenwinning tot aan de finale levering aan de eindklant. De plichten gelden ook voor (in)directe leveranciers.
Bescherming
Basis van de Supply Chain Act is vormt elf conventies ter bescherming van de human rights.
Mensenrechten bepalingen omvatten verschillende vormen van kinderarbeid, gedwongen arbeid, slavernij, verplichtingen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk, vrijheid van vereniging, ongelijke behandeling op het gebied van werkgelegenheid, het niet betalen van een leefbaar loon, negatieve gevolgen voor het milieu die mensen treffen, onwettige uitzetting en het inhuren van veiligheidstroepen.
Milieubescherming omvat een verbod op het gebruik van kwik en persistente organische verontreinigende stoffen (POP’s). Tevens stelt het voorwaardes aan im- en export van gevaarlijk afval.
Vereisten
De Supply Chain Act beschrijft due diligence-verplichtingen waaraan bedrijven moeten voldoen:
- Risico management: Een bedrijf dient een passend en effectief risicobeheersysteem op te zetten.
- Human Rights Officer: Stel een functionaris aan welke verantwoordelijk is.
- Risicoanalyse en -beoordeling: Voer jaarlijks een risicoanalyse uit. Voer indien nodig aanvullende risicoanalyses uit op ad hoc basis als het bedrijf. Evalueer en prioriteer geïdentificeerde risico’s als onderdeel van elke risicoanalyse.
- Beleidsverklaring: Stel een beleidsverklaring op ondertekend door het senior management van het bedrijf die de procedure beschrijft voor het nakomen van de due diligence verplichtingen. De verklaring moet de risico’s vermelden die zijn geïdentificeerd in de loop van de risicoanalyse, evenals de verwachtingen op het gebied van mensenrechten en milieu die het bedrijf heeft van zijn werknemers en leveranciers.
- Preventieve en herstel maatregelen: Neem passende preventieve maatregelen in het eigen bedrijfsgebied en in de keten als er een risico is geïdentificeerd. En neem maatregelen om schendingen op human rights of milieu te beëindigen.
- Verwerk klachten: Stel een passende klachtenprocedure op.
- Record keeping en rapportage: Documenteer de nakoming van uw due diligence verplichtingen en stel jaarlijks een rapport op. Het rapport moet openbaar beschikbaar zijn en worden ingediend bij de BAFA (federale bureau voor economische zaken en export controle).
Enforcement
BAFA is de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor het bewaken van de naleving. Ze hanteren een risk based approach. Ze kunnen personen dagvaarden, audits ter plaatse uitvoeren en het bedrijf verplichten specifieke acties te ondernemen. BAFA kan een boete opleggen tot EUR 50.000 als het bedrijf niet voldoe. In geval van opzet kan dit oplopen tot 8 miljoen EUR of tot 2% van de omzet voor bedrijven met meer dan 400 miljoen omzet.
Voor whistleblowers is er een online klachtenformulier opgesteld. Via deze in 4 talen (in Duits, Engels, Frans en Spaans), beschikbare formulier kunt u anoniem rapporteren. Het formulier is voor u beschikbaar via deze link.
Ondersteuning
EU CS3D
Recentelijk stelde de Europese Commissie de Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CS3D) voor. Deze is op sommige gebieden zelf veeleisender dan de Supply Chain Act. Dit betreft o.a. de grootte van het bedrijf (al vanaf 250 werknemers), de reikwijdte van de vereisten en hoe omgegaan wordt met de aansprakelijkheid.
Als de CS3D wordt aangenomen, zal dat voor ieder bedrijf in de Unie gaan gelden, het nu al voldoen aan de Supply Chain Act kan dan een groot voordeel blijken te zijn.
Conclusie
De Supply Chain Act legt strikte plichten op aan bedrijven met als doel de normen in internationale supply chains te verbeteren. Niet-naleving van de due diligence verplichtingen kan leiden tot aanzienlijke boetes. De aankomende EU CS3D kan de wettelijke vereisten verder aanscherpen en toepasbaar maken voor de gehele Unie.
Gezien dit, is het cruciaal voor multinationale bedrijven om te bepalen in hoeverre de verplichtingen op hen van toepassing zijn. Bedrijven moeten ook praktische manieren overwegen om aan deze verplichtingen te voldoen, te beginnen met hun zakelijke activiteiten in landen met een hoog risico op overtredingen.
Multinationale bedrijven moeten overwegen om een risico beheersingssysteem te implementeren dat voldoet. Ze moeten een human rights functionaris voor mensenrechten aanstellen, jaarlijks een risicoanalyse en -beoordeling uitvoeren en een beleidsverklaring opstellen waarin de procedures voor het voldoen worden uiteengezet.
Bovendien moeten bedrijven preventieve en corrigerende maatregelen nemen om eventuele risico’s die in hun toeleveringsketens zijn geïdentificeerd, aan te pakken, een klachtenprocedure vast te stellen en naleving van de due-diligence verplichtingen jaarlijks documenteren en rapporteren.
Het is belangrijk dat bedrijven deze uitdagingen serieus nemen. Uitsluitend te vertrouwen op certificerings processen om de naleving van hun toeleveringsketens te verifiëren zal blijken onvoldoende te zijn. Bedrijven die niet voldoen aan de due diligence vereisten onder de Supply Chain Act kunnen aanzienlijke boetes krijgen.
Gezien de aankomende EU CS3D is het ook voor niet Supply Chain Act verplichtte ondernemingen, zoals voor veel Nederlandse bedrijven, zaak om zich te gaan voorbereiden. Niet alleen voorkom je boetes, je kunt ook profiteren van een concurrentievoordeel op de markt.
