Wanneer heeft uw organisatie een ICP nodig?
Een internal compliance program (ICP) is het geheel van beleid, procedures, controles en trainingen waarmee een organisatie aantoonbaar maakt dat zij de exportcontroleregelgeving naleeft. De EU dual-use verordening (2021/821) schrijft voor dat bedrijven die exportvergunningen aanvragen een ICP moeten hebben of kunnen aantonen. Ook in het kader van de EAR (BIS) en ITAR (DDTC) is een aantoonbaar export compliance program een formele vereiste voor toezichthouders.
Voor globale vergunningen geldt een harde drempel: CDIU verleent geen globale vergunning aan bedrijven die geen ICP hebben. Een globale vergunning, die meerdere uitvoeren naar meerdere bestemmingen onder één vergunning dekt, veronderstelt dat de exporteur zijn compliance structureel en aantoonbaar heeft ingericht. Een ICP is daarvoor een expliciete voorwaarde bij de aanvraag, geen optie.
Maar ook los van elke formele verplichting is een ICP waardevol. Het biedt de borging en het framework voor een consistent compliance beleid: het legt vast wie verantwoordelijk is, hoe beslissingen worden genomen en gedocumenteerd, en hoe de organisatie reageert op veranderingen in regelgeving. Bedrijven die een ICP inrichten zonder dat het strikt verplicht is, bouwen een compliance-infrastructuur die beschermt bij groei, nieuwe markten en toekomstige vergunningaanvragen.
Een complicerende factor is dat de meeste organisaties met meer dan één regime te maken hebben. Een bedrijf dat producten exporteert met US-origin componenten valt naast het Nederlandse en EU-kader ook onder de EAR van BIS en mogelijk de ITAR van DDTC. Als er ook transacties zijn met partijen in hoog-risico bestemmingen, speelt het OFAC-kader mee. Elk regime heeft zijn eigen ICP-vereisten en -accenten — maar twee aparte programma’s optrekken is inefficiënt en vergroot het risico op incongruenties. Een geïntegreerd ICP dat alle relevante regimes dekt is de enige werkbare aanpak.
GEÏNTEGREERDE ICP-ELEMENTEN — RELEVANT IN ALLE JURISDICTIES
Management commitment
Screening (partijen & eindgebruik)
Training op maat
Risicobeoordeling
Vergunningbeheer
Audit & monitoring
Classificatieprocedure
Administratie & recordkeeping
Overtredingsprocedure & disclosure
Dekking: NL (BZ-richtlijn) · EU Verordening 2021/821 · BIS/EAR · ITAR/DDTC · OFAC · UK ECJU
EU Verordening 2021/821 Art. 2(21) + Art. 9
CDIU: globale vergunning vereisten
EAR: BIS Compliance Guidelines
ITAR: DDTC compliance program vereisten
OFAC Framework 2019 (5 pijlers)
UK ECJU Code of Practice 2022
Wanneer hebt u ondersteuning nodig bij uw ICP?
U wilt een globale vergunning aanvragen of heeft geen ICP
CDIU verleent geen globale vergunning zonder ICP. Maar ook bij individuele vergunningaanvragen verwacht CDIU dat de exporteur een aantoonbaar compliance programma heeft. Het ontbreken ervan vertraagt aanvragen en vergroot het risico op weigering.
Uw bestaande ICP is verouderd of niet meer actueel
Regelgeving verandert. Sanctiepakketten worden uitgebreid, nieuwe landen komen onder embargo, en technologiecontrolelijsten worden jaarlijks bijgewerkt. Een ICP zonder actualisering is een risico.
Uw ICP werkt op papier maar niet in de praktijk
De meest voorkomende situatie: procedures bestaan, maar medewerkers weten niet wanneer ze van toepassing zijn of hoe ze moeten handelen bij een positieve screening. Een functioneel export compliance program vereist training en workflow-integratie.
U groeit internationaal en uw risicoprofiel neemt toe
Nieuwe markten, nieuwe leveranciers en nieuwe producten veranderen het risicoprofiel van uw organisatie. Een ICP dat ontworpen is voor de huidige situatie loopt achter bij groei.
Hoe ontwerpt Trade Controls Compliance uw internal compliance program?
Risicoanalyse van uw producten, markten en transacties
Ik analyseer uw productportfolio, exportmarkten, leveranciersbestand en transactiestromen. Dit levert een risicomatrix op die de basis vormt voor het ICP.
Beleid en procedures op maat
Op basis van de risicoanalyse stel ik compliance beleid en procedures op die aansluiten bij uw organisatiestructuur. Geen generieke template, maar documentatie die uw medewerkers begrijpen en kunnen toepassen.
Screeningsworkflow en beslisboom
Ik ontwerp een screeningsworkflow die integreert in uw inkoopproces, verkoopproces en HR-procedure: wie screent wat, wanneer, met welke tool en met welke escalatieprocedure.
Training van medewerkers
Een export compliance program werkt alleen als de mensen die ermee moeten werken het begrijpen. Ik train uw team op de procedures die voor hen relevant zijn: verkoop, inkoop, techniek en management afzonderlijk.
Borging en periodieke review
Ik help u een reviewcyclus in te richten waarmee het ICP actueel blijft: jaarlijkse herbeoordeling, nieuwsmonitoring op sanctiewijzigingen en een protocol voor wanneer de regelgeving verandert.
Veelgestelde vragen over opzet van een internal compliance program (icp)
Wat moet er minimaal in een internal compliance program staan?
Een internal compliance program voor export control bevat minimaal: een beleidsdocument met de toewijzing van verantwoordelijkheden, een classificatieprocedure voor producten en technologie, een screeningsprocedure voor klanten en eindgebruikers, een vergunningprocedure inclusief documentatieverplichtingen, een trainingsprogramma voor relevante medewerkers en een auditprocedure voor periodieke toetsing. EU Verordening 2021/821 artikel 12 geeft aanvullende richtsnoeren. BIS heeft voor EAR compliance vergelijkbare richtsnoeren gepubliceerd.
Wat is het verschil tussen een internal compliance program en een export compliance program?
De termen internal compliance program (ICP) en export compliance program worden in de praktijk door elkaar gebruikt. ICP is de term die de EU-regelgeving en RVO hanteren; export compliance program is gebruikelijk in de context van de EAR en BIS. Beide beschrijven hetzelfde concept: het georganiseerde stelsel van beleid, procedures en controles waarmee een bedrijf aantoont dat het exportcontroleregelgeving structureel naleeft.
Hoe lang duurt het om een internal compliance program op te zetten?
De doorlooptijd voor het opzetten van een functioneel ICP is afhankelijk van de grootte van de organisatie, de complexiteit van het productportfolio en de mate van bestaande compliance-infrastructuur. Voor een kleinere organisatie met een beperkt productportfolio is een basis-ICP in vier tot zes weken operationeel. Voor een middelgrote organisatie met meerdere product- en marktcategorieën is acht tot twaalf weken realistischer, inclusief training.
Hoe toont u aan dat uw export compliance program werkt?
Een export compliance program toont u aan door documentatie: classificatieverslagen, screeningslogs, vergunningenregister, trainingsbewijzen en auditverslagen. Bij een douanecontrole of een handhavingsonderzoek is het de documentatie die bepaalt of uw compliance aantoonbaar is. Een ICP zonder dossiervorming is een procedure zonder bewijs. Trade Controls Compliance helpt u de juiste registratie in te richten.
ICP laten opzetten?
Vertel me uw producten en markten. Ik ontwerp een programma dat werkt.
Robert van de Ruit
Export Control Consultant
Gecertificeerd Export Compliance Professional (ECoP EAR). 20 jaar exportcontrole in de industrie. Beschikbaar als ZZP consultant, projectmanager of interim officer.
Diensten
ICP opzetten of verbeteren?
Vertel me de situatie: geen ICP, verouderd ICP of een ICP dat op papier werkt maar niet in de praktijk. Ik help u verder.
Gesprek inplannen →